GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ERGONOMIA - Artigo 2 de 2

E aí, Ergonomista, conseguiu realizar os passos indicados no nosso primeiro artigo sobre Gestão de Documentos?

Agora nesse segundo artigo iremos começar a ver as fases para se realizar uma boa Gestão de Documentos dentro da realidade da Ergonomia.

FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos pode ser definida como uma metodologia para organizar melhor seus arquivos e documentos, desde a criação do modelo, emissão ou recebimento, armazenagem e busca, permitindo realizar consultas físicas e digitais de maneira rápida e fácil.

Uma boa gestão de documentos permite que você encontre os dados que precisa de forma rápida, reduzindo o estresse e melhorando a organização no seu ambiente de trabalho.

Cada vez mais, as empresas têm solicitado aos Consultores de Ergonomia que se adequem aos seus padrões de documentos. Essa solicitação aumentou ainda mais com a obrigatoriedade do Programa de Gerenciamento de Risco (PGR). O PGR indica que todos os programas relacionados à Saúde, Segurança e Ergonomia estejam relacionados dentro do próprio PGR, funcionando ele como um ponto de encontro de todos esses programas. Vale ressaltar que essa relação se estende também aos documentos resultados de tais programas.

Dentro desse novo contexto, documentos usados pelos Ergonomistas, tais como a Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP), a Análise Ergonômica do Trabalho e a própria Matriz de Risco (metodologia mais usada na Avaliação de Riscos) devem conversar com PGR e com seus padrões de documentos.

Se você quer saber mais sobre como realizar uma AEP ou uma AET dentro das exigências das novas versões das NRs 01 e 17, bem como adaptar sua matriz de risco ergonômica ao PGR do seu cliente, a Universidade ifacilita possui cursos que podem te ajudar:

• Como realizar a AEP - do zero até o PGR 
• Como realizar a AET para atender ao PGR 
• Como usar a Matriz de Risco Ergonômica da forma correta 
• Outros cursos 

CRIAÇÃO E APROVAÇÃO DE MODELOS

A primeira fase de uma boa Gestão de Documentos é a criação e aprovação de modelos de documentos.

Cada modelo de documento deve ter um responsável por criá-lo e prová-lo, normalmente uma pessoa que mais entende do processo a que se trata tal documento. Nas empresas de Consultoria em Ergonomia, quase sempre o responsável pela criação e aprovação é o próprio Ergonomista, o que é natural. 

Porém é importante os documentos que o Consultor crie e que sejam usados (lidos ou interpretados) por outras pessoas, que ele peça a opinião desses envolvidos sobre a clareza e eficiência de tais modelos. Se você gera um relatório mensal para seu cliente, veja com ele se o relatório está claro e se tem todas as informações que ele necessita.

Dentro da lógica da Gestão de Documentos, um documento precisa ter algumas características que vão, inclusive, te ajudar a criá-los, as quais você deve definir:

• Nome do documento: defina como esse documento é chamado. Pense com carinho em um nome, para que depois ele seja fácil de ser encontrado. Ex.: “Modelo de AEP” ou “Formulário de coleta de iluminância NHO 11”.
• Objetivo do documento: identifique qual é o objetivo deste documento. Você pode achar desnecessário esse item, mas caso você amplie seus trabalhos e necessite de outros profissionais, a definição clara do objetivo de cada documento será de muita valia para esses novos ajudantes. Aqui no objetivo, pense em quem vai receber (ler e interpretar) tal documento
• Departamento: é importante que cada documento seja alocado no seu devido Departamento, podendo ser, por exemplo, um documento do Administrativo ou do Departamento Financeiro.
• Forma do documento: mostre qual o formato do documento, se um modelo de editor de texto (Word, Google Documento, etc.), se uma planilha (Excel, Google Planilha, etc.) ou se ele é físico ou virtual.
• Descrição do documento: caso necessário, descreva como é o documento, quais atributos ele deve, necessariamente, conter.
• Código de registro do documento: como falado no PRIMEIRO ARTIGO, o código do registro é um código que identifica aquele modelo de documento, podendo ser composto por números e letras. 
• Versão da revisão: aqui você vai definir qual a versão do documento. Normalmente esse item aparece como um número. Ex.: “2ª versão” ou “versão 2”..
• Data da última revisão: o documento deve conter a data em que foi feita a última revisão do documento, com dia, mês e ano.
• Data da validade: alguns documentos possuem, inclusive, a data de validade desta versão, para que, após essa data, ela seja atualizada.

Se você seguiu os passos que indicamos no PRIMEIRO ARTIGO, certamente já se familiarizou com boa parte desses termos. Veja na imagem abaixo, que nossa proposta de planilha contém exatamente esses itens para definir as características do documento:

Abaixo temos a imagem de um documento modelo. Perceba que o CABEÇALHO do documento possui muitas informações sobre as características citadas acima. Observe que no RODAPÉ temos dados de localização e contato da empresa, bem como a paginação. Esse é um padrão importante a ser seguido pelos documentos da empresa de Consultoria em Ergonomia.

Consultor ou consultora, por vezes, você deve ajustar seu modelo ao modelo da empresa e aos parâmetros da empresa. Nesse caso, mude o código do registro, criando um novo documento, específico para aquele seu cliente. Se necessário, peça à empresa o documento virtual timbrado para que você faça sobre ele.

Depois é importante que você faça uma análise crítica do seu documento, até pedindo ajuda de alguma outra pessoa, em especial com quem vai receber esse documento, para que seja aprovado, reprovado ou alterado. A dica é: quem deve aprovar o documento é (primeiro) aquele que vai recebê-lo e depois aquele que alimenta ou cria o documento.

Agora, seguindo a lógica dos passos que estamos dando para você criar seu sistema de Gestão de Documentos, o SÉTIMO PASSO É VOCÊ CRIAR UMA FOLHA TIMBRADA MODELO PARA SUA EMPRESA DE CONSULTORIA, caso você não tenha. Lembre-se de colocar as características que indicamos no modelo acima, com cabeçalho e rodapé. Ao criar sua folha timbrada, pense nos documentos que você entregará para seu cliente e o custo de impressão de imagens muito grandes e fortes, para evitar que a folha fique muito “chamativa”, chamando mais atenção que o próprio conteúdo do documento!

Se você está sem criatividade, o Google Docs, Canva, Word tem centenas de ideias de papéis timbrados para você.

O OITAVO PASSO DESSA MUDANÇA É VOCÊ COLOCAR TODOS SEUS DOCUMENTOS MODELOS DENTRO DESSE MODELO DE PAPEL TIMBRADO, atualizando os dados das características dos documentos, em especial “Código do Registro”, “Versão da Revisão” e “Data”. 

Não se esqueça de atualizar na planilha de Gestão de Documentos que disponibilizamos!

Validade e revisões:

Após criado o modelo de um documento, você deve atribuir a ele uma data de validade, ou seja, um período de tempo em que aquele modelo está válido, sem estar obsoleto.

Isso varia de documento para documento, por exemplo, você teve que atualizar seu modelo de AET em janeiro/22 por conta das novas exigências da NR 17, porém não tem previsão para alterar novamente. 

Essa atualização pode ser anual para a maioria dos documentos, num período de menos trabalho seu e da sua equipe, ou quando houver necessidade, como aconteceu agora com a mudança das NR01 e NR 17, que obrigou você a mudar sua AEP, seu plano de ação e sua AET.

Os documentos devem sempre serem revistos e nossa sugestão é que você os faça sempre no final do ano (em novembro, por exemplo), para usá-los atualizados no ano seguinte. Não deixe para atualizar em janeiro, quase nunca dá certo e você fica apertado e acaba não fazendo…

Caso um documento tenha uma data específica, coloque na sua agenda essa data, para que passando o período, esse documento seja analisado para levantar necessidade de revisão e submetido novamente a aprovação.

Cada alteração realizada no documento deve ser registrada no campo revisão.

Se você ainda não tem seus modelos ou está com dúvida em relação a o que deve ter no seus documentos, sejam eles AEP, AET, Inventário de Risco ou Plano de Ação, baixe agora o KIT DE ERGONOMIA NO PGR . Além de um super livro digital com conteúdo técnico para estudar sobre Ergonomia no PGR, você tem mais de 10 modelos para atuar com Ergonomia dentro das empresas. CLIQUE AQUI PARA ADQUIRIR!

Ainda sobre a atualização do documento, ao atualizar, caso você esteja usando a nossa planilha na versão Google Planilhas, coloque o link ou acesso na planilha de controle para garantir que a versão mais atual esteja disponível. Vale salvar numa pasta separada a versão anterior, por pelo menos 1 ano.

Se você fez os passos que indicamos até aqui, agora é hora do NONO PASSO: DEFINA AS DATAS DE REVISÃO DOS DOCUMENTOS E ANOTE NA SUA AGENDA AS DATAS PARA REVISÃO FUTURA. Revise-os e adicione-os nesses sistema de gestão que estamos propondo. Depois, atualize a Planilha de Gestão de Documentos que indicamos!

EMISSÃO E RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS

Vamos recapitular: você levantou os documentos que você utiliza na Consultoria, colocou eles em um padrão de gestão de documentos que indicamos e agora está pronto para usá-los!

Como falamos anteriormente, você não pode confundir o Código de Registro com o Número de Protocolo.

Cada modelo tem o seu código de registro, mas um mesmo modelo pode ser emitido várias vezes, em datas diferentes, para pessoas ou empresas diferentes e cada uma dessas emissões deve ter um número de protocolo!

Número de Protocolo é um número sequencial que te permite controlar aquele documento específico, emitido naquela data, para aquele remetente, com aquele conteúdo.

Veja na imagem abaixo alguns exemplos da emissão do modelo de documento chamado “Relatório de Implantação de Melhoria”, cujo código de registro do documento é o SER0056.

No Exemplo A ele foi usado para comprovar a implantação de uma cadeira ergonômica na empresa “Exemplo 1”. Perceba que esse documento foi registrado com o número de protocolo 20220445, o que significa que nenhum outro documento emitido ou recebido terá esse número de protocolo. Em outras palavras, só existe UM documento 20220445: existe APENAS esse enviado para a “Empresa 1”, no dia 01/01/2022, que fala da implantação da cadeira. Imaginemos que no dia seguinte, outra cadeira (preta) seja implantada e também seja emitido um relatório desses de implantação. Nesse caso, ele teria o mesmo Código de Registro (por ter usado o mesmo modelo), mas OUTRO (sim, outro!) Número de Protocolo, por ser um documento diferente (data diferente, motivo diferente, etc.).

No Exemplo B, dentro da mesma cliente “Exemplo 1”, foram trocadas as lâmpadas e você resolveu criar um documento único para todas as lâmpadas trocadas naquele determinado setor. Perceba que esse segundo documento tem o mesmo “Código de Registro” (por se tratar do mesmo modelo), MAS possui um Número de Protocolo diferente, por ser, de fato, um documento diferente do documento emitido no exemplo A.

Já no Exemplo C, o treinamento ergonômico foi registrado pela assinatura dos trabalhadores participantes usando esse mesmo modelo de documento, porém agora com um documento de 2 páginas. Perceba que as DUAS PÁGINAS TERÃO O MESMO NÚMERO DE PROTOCOLO, por se tratar do mesmo documento, porém, com mais páginas. Nesse caso, na nossa planilha de Gestão de Documentos, você registra DUAS PÁGINAS. No caso de treinamentos, o Ergonomista deve guardar uma cópia dessa lista de assinatura para ele e nesse caso, as duas cópias e as duas páginas de cada cópia terão O MESMO NÚMERO DE PROTOCOLO (sim, o mesmo!), por se tratar do mesmo documento, com duas páginas, mas com 2 vias. Nesse caso, a diferença é que, na sua planilha de Gestão de Documentos, você registraria DUAS VIAS na coluna “Nº de Vias”.

Vamos a mais alguns exemplos para fixar o conceito:

• Se você usar um mesmo modelo de AEP (ou seja, um mesmo número de registro), mas emitir dois documentos diferentes, ou seja, claro que com conteúdos diferentes para empresas diferentes (um call center e um frigorífico, por exemplo), as duas versões devem ter números de protocolos diferentes
• Se você emitiu um determinado relatório para um cliente (com um número de protocolo) e ele pediu para corrigir,você emite com outro número de protocolo, e registra na observação da sua tabela que houve a entrega de um documento inválido e que foi corrigido e emitido com novo número de protocolo
• Se você emitiu um documento com anexo, você pode entregar tudo com um único protocolo ou com dois protocolos, caso ache interessante, mas lembre-se de falar quantas páginas totais tem o documento.

Ao emitir ou receber um documento, o profissional de Ergonomia deve registrar o documento na planilha de Gestão de Documentos, associando ele a um NÚMERO DE PROTOCOLO, como mostra a imagem abaixo:

A imagem acima mostra um recorte da aba “Documentos - 20XX” dentro da planilha que fornecemos como sugestão de controle da Gestão de Documentos.

Vale lembrar que a cada ano, você deve criar uma cópia dessa aba e colocar o ano de emissão ou recebimento do documento. Para esse ano seria a “Documentos 2022”, por exemplo.

Antes de falar de cada campo, você deve atentar-se pois é muito importante que todos os campos sejam preenchidos, com exceção do local de armazenagem, o qual será preenchido apenas na hora de armazenar o documento após emissão ou recebimento.

Vamos falar de cada coluna da tabela:

• Número de Protocolo: número sequencial que registra a emissão de cada versão daquele modelo. Ex.: 20220025 e 20220026.
• Recebidos ou Emitido: informe se o documento foi recebido pela sua empresa ou emitido.
  Tipo: classifique o tipo de documento, se físico (impresso ou manuscrito) ou virtual. No caso de ser virtual, pode ser interessante informar o tipo, podendo ser em Word, Excel, PowerPoint ou os similares do Google, por exemplo.
• Nome do documento: dê um nome ao documento, de forma que seja fácil de encontrar depois. Aqui sugerimos um padrão de nome, provavelmente diferente do que você já se acostumou. Nomeie o documento começando com a data do documento, escrita de forma invertida (ano-mês-dia, no formato aammdd); em seguida coloque o nome ou sigla da empresa sua cliente (ex.: no caso da Empresa Exemplo, ficaria “EXE”); depois, se for o caso, coloque o nome do funcionário que esse documento se relaciona e por fim do que se trata o documento. Essa forma de nomear facilita a busca e a organização dentro das pastas. Ex.: 220125EXE João da Silva - Treinamento ergonômico.
• Nº Páginas: adicione quantas páginas o documento possui.
• Nº Vias: adicione quantas vias o documento possui. Via é uma cópia idêntica do documento.
• Emissor ou Recebedor: escreva quem é a pessoa que emitiu ou recebeu o documento.
• Data: coloque a data de emissão ou recebimento do documento, no formato completo, com dia, mês e ano (dd/mm/aaaa). Não utilize datas incompletas (Ex.: 23/05)!
• Nº Pasta: informe o número da página que armazenará esse documento. Esse item será preenchido no momento da armazenagem.
• Tempo de Armazenagem: informe o período de tempo que esse documento deve ficar guardado. No caso dos documentos sobre Ergonomia, a indicação é que fiquem armazenados por 20 anos.
• Observação: descreva alguma observação sobre esse documento, caso exista.

Algumas empresas criam números de protocolos diferentes para emissão e para recebimento, o que é pouco aplicável para nossa realidade da Ergonomia, mas faça sua avaliação.

No caso de você ter mais pessoas trabalhando com você, é óbvio que essas outras pessoas devem seguir o mesmo procedimento. Nesse caso, nossa sugestão é que você passe para eles apenas os números de protocolos que eles foram usar (e não todos). Tenha atenção para não passar números repetidos para pessoas diferentes, pois isso causaria uma confusão enorme! Se você for usar os números de 20220001 a 20220100, outra pessoa fica com os números entre 20220101 e 20220150, por exemplo. Depois, quando os números deles “acabarem”, eles te enviam a planilha preenchida por eles, você confere se está tudo bem preenchido e só depois envia outros números novos.

No caso de outros profissionais usarem seus modelos, sugerimos que você salve os documentos modelos originais em uma pasta separada (sem o acesso dessas outras pessoas), para que não haja perda ou modificação de algum modelo sem seu controle. Salve duas pastas, sendo uma para os documentos originais e outra para os outros profissionais terem acesso. Você pode, também, dar o acesso aos documentos para apenas algumas pessoas ou separar os documentos de cada funcionário seu. Nesse caso, seria a pasta para o Funcionário 1 e outra pasta para o Funcionário 2.

Aqui entra o DÉCIMO PASSO: SEMPRE QUE FOR EMITIR OU RECEBER UM DOCUMENTO, ABRA A PLANILHA E REGISTRE-O.

ARQUIVAMENTO DO DOCUMENTO

Agora que você emitiu ou recebeu o documento, e protocolou, o que fazer?

Agora você deve arquivar esse documento, de forma que consiga encontrá-lo depois, de forma simples e rápida.

Uma das maneiras de organização do arquivamento de documentos é a identificação desses documentos por esses números de protocolos, por isso é de extrema importância a nomeação de maneira organizada desses documentos.

Tem gente que organiza por data, mas nossa experiência mostrou que arquivar por número de protocolo é a melhor! A protocolagem desses documentos é uma forma de garantir que a gestão de documentos finalize de forma eficaz.

Depois de conferir que o documento está identificado adequadamente (com número de protocolo) e que a planilha de controle está devidamente preenchida, você pode arquivar o documento.

Existe diferença entre armazenar e arquivar documentos. Armazenar é só guardar, em qualquer lugar e sem saber onde está depois. Arquivamento é você armazenar alguma coisa, com identificação de onde essa coisa está.
Um arquivamento eficiente de documentos cria condições mais favoráveis à gestão e contribui para um melhor desempenho no dia a dia do profissional de Ergonomia. Para isso, você deve atentar para alguns fatores na hora de arquivar os documentos.  

• Considere as características específicas dos documentos utilizados na empresa, como contratos, documentos de diversos setores da empresa, fazendo dessa forma que o arquivamento aconteça de maneira adequada.
• Defina:

• • Se em formato digital ou físico, lembrando que o digital falaremos em outro artigo.
  • O tempo que eles devem ser mantidos, inclusive esse é uma coluna da planilha
  • A maneira certa de descarte do documento;

Além da organização, é necessária a conservação desses documentos de modo seguro, tanto que existe legislação brasileira que ampara essa armazenagem, obrigando as empresas a guardarem por um determinado tempo tais documentos para que não haja complicações futuras. 

Os prazos para essa armazenagem variam de acordo com o órgão fiscalizador e conforme o tipo do documento, mas a NR01 diz 20 anos. 

Para arquivos como memória de cálculo das ferramentas ergonômicas, questionários de coleta de dados e tals, você pode guardar até realizar outro trabalho nessa empresa, por exemplo, a cada 2 ou 3 anos. Na dúvida, armazene pelos mesmos 20 anos!

Sugiro também que você tenha um armário específico para isso e que tenha uma pasta para cada tipo de demanda. Exemplo: uma pasta para cada empresa (e claro, abra mais pastas dessa empresa, se necessário) ou uma pasta para a parte financeira, outra para a administrativa ou para a de departamento pessoal da sua empresa de consultoria.
Obviamente que esse armário deve estar em local seco, sem mofo, arejado e sem possibilidade de nada acontecer com os documentos.

Hoje temos vários tipos, tamanhos e materiais de pastas e você pode escolher a melhor para seu caso.

É MUITO IMPORTANTE que você enumere as pastas e anote na aba PASTA seu número, para que facilite na hora de armazenar e encontrar o documento. OBVIAMENTE, cada pasta deve ter um número único, não devendo ter, por exemplo, dois números 1, mesmo sendo da mesma empresa.

Após armazenar o documento, anote na planilha a pasta que foi armazenada. 

É muito importante que esse arquivamento seja feito de forma periódica e sugerimos que seja mensal, mesmo tendo poucos documentos, pois caso contrário eles vão se acumulando, se perdem e depois vira uma bagunça só.

Periodicamente (por ex., trimestralmente) vale a pena você testar seu processo, procurando por alguns documentos.

Caso você ainda não tenha feito, o DÉCIMO PRIMEIRO PASSO É VOCÊ ENUMERAR AS PASTAS E ALIMENTAR A ABA DE PASTAS DA PLANILHA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS.

Em seguida, o DÉCIMO SEGUNDO PASSO É VOCÊ ARQUIVAR OS DOCUMENTOS NOS ARMÁRIOS, ANOTANDO NA ABA DE “DOCUMENTOS 2022” DA PLANILHA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS O NÚMERO DA PASTA DE CADA DOCUMENTO.

BUSCA PELO DOCUMENTO

Pronto, agora ferrou! Meu cliente antigo tomou um processo de um funcionário e está querendo aquele certificado do treinamento de ergonomia… Como procurar um documento armazenado?

Se você seguiu os passos até aqui, é simples: abra a aba correspondente ao ano que o documento foi emitido (por exemplo, 2021), procure pelos dados que podem te ajudar a encontrar - olha a importância de nomear os documentos de forma padronizada. Você aperta Ctrl + F ou usa a ferramenta de busca da sua planilha e procura por:

• Data
• Nome do trabalhador
• Nome da empresa
• Do que se trata
• Número de protocolo
• Número do registro

Obviamente que todo esse procedimento deve ser feito também pelos seus funcionários na empresa de consultoria, senão de nada adianta…

Uma coisa importante que você pode estar se perguntando: “adorei a ideia, mas trabalho há 10 anos e antes de ler esse conteúdo, nunca havia feito isso. O que fazer com os documentos antigos, que não passaram por esse processo?”

A resposta certa é: comece pelos documentos novos (aqueles emitidos e recebidos a partir de hoje) e vá fazendo um mutirão com os antigos, começando dos mais antigos para os mais novos. Em pouco tempo, você terá todos organizados.

É isso Ergonomista, esperamos que esses artigos tenham te sensibilizado para quão importante é para uma empresa de Consultoria em Ergonomia organizar seus processos, em especial àqueles relacionados aos seus documentos.

Se você achou todo esse processo difícil, fique tranquilo pois o ifacilita possui uma ferramenta para te ajudar a organizar essa documentação. Todo esse processo que falamos aqui, você tem de forma automatizada no ifacilita. ACESSE O SITE e saiba mais.

Fizemos uma LIVE sobre o tema. Vale a pena assistir!

Em breve liberaremos o conteúdo sobre a gestão de documentos digitais, Lei Geral de Proteção de Dados e vale muito a pena você conferir.

Para nos ajudar, comente aqui embaixo se você já fazia a gestão de documentos. Pergunte também caso você tenha alguma dúvida sobre algum caso específico seu. Se não tiver nada para comentar, escreva apenas ERGONOMIA que já vai nos ajudar bastante…

Até a próxima!