GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ERGONOMIA - Artigo 1 de 2

Ergonomista, você já deve ter perdido muito tempo procurando um documento nos seus arquivos, correto?

Perdeu tempo precisando procurar “aquela” AET antiga e não achou? 

Teve que procurar aquela comprovação de implantação de melhoria e não tinha a menor ideia onde estava?

Lembra daquela vez que seu cliente pediu aquele certificado, daquele funcionário, e você teve que acabar fazendo outro, por não achar em lugar nenhum?

Se você passou por alguma dessas situações ou se não quer passar nunca, esse artigo é para você!

Nós decidimos criar DOIS ARTIGOS para ajudar o Consultor e a empresa de Consultoria em Ergonomia a gerenciar melhor seus documentos, físicos e virtuais.

Aqui vamos falar como um Ergonomista deve lidar com seus documentos físicos, de maneira profissional, assim como lida com as outras coisas… Fizemos outro artigo sobre a organização de documentos virtuais, vá lá ver.

Porquê esse assunto?

Esse pode ser um assunto novo para alguns Ergonomistas, em especial para aqueles que não pegaram um contrato com alguma empresa que tem implantado um sistema de qualidade em seus processos ou de alguma certificação de qualidade, como a da ISO 9001.

Tanto você, Ergonomista (e sua empresa de consultoria), quanto seu cliente, têm a perder com a falta de gestão dos seus documentos.

Primeiro falemos dos documentos: de quais estamos falando?
Aqui estamos falando de TODOS OS DOCUMENTOS QUE VOCÊ UTILIZA:

• Seus modelos de relatórios que entrega para seus clientes: Modelo de Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP), Modelo de Análise Ergonômica do Trabalho (AET), Modelo de Relatório de Implantação de Melhoria, etc.;
• Seus modelos de formulários que utiliza para coletar as informações, formulários de entrevistas, questionários para os funcionários, tabela de coleta de medições de iluminância, etc.
• Seus modelos de documentos que são esporadicamente utilizados, tais como modelos de contratos entre você e seus clientes, relatórios de entrega de serviços ou entrega de documentos, certificados de treinamento, etc.
• Seus documentos internos, usados na parte administrativa da sua empresa de consultoria, como contratos, a folha de pagamento dos seus funcionários, o cartão de ponto deles, os relatórios de controle de serviços dos seus prestadores, cronograma de trabalho, etc.
• Os documentos que são recebidos por sua empresa e que também merecem atenção e serem tratados dentro da mesma lógica

Se você não tem ao certo quais são os principais documentos que uma consultoria em Ergonomia deve ter, nós fizemos um infográfico muito legal com tais documentos. CLIQUE AQUI para acessar o artigo e baixar.

Agora, se você está querendo tais modelos, temos um Kit de Ergonomia no PGR com mais de 10 modelos de documentos que você deveria ter para trabalhar com Ergonomia dentro da nova realidade do PGR. CLIQUE AQUI para acessar! 

Em todos esses documentos, deve haver uma lógica de criação, responsabilização, atualização, controle, armazenamento e procura. Nesse artigo, nós vamos falar de cada uma dessas fases, dentro da realidade de um Programa de Consultoria em Ergonomia.

Todos os envolvidos em um Programa de Ergonomia têm a perder com a falta de gestão, e consequente, desorganização dos documentos de uma empresa de Consultoria. Sabe como?

• perda de tempo para procurar documento: o que poderia ser achado em 1 minuto, acaba levando horas e até dias para ser encontrado (tempo que poderia estar sendo usado em outras atividades);
• aumento do risco de não achar um documento e ser culpabilizado pelo sumiço do documento pelo seu cliente;
• você não achar, de fato, o documento, causando problemas com seu cliente, por exemplo ao não apresentar tal documento como defesa num processo judicial que algum funcionário move contra ela;
• aumento da carga mental (sua e dos seus funcionários), por não saber o desfecho da atividade que ele está fazendo (“vou achar ou não esse papel?”) e pelo resultado não depender dele (“o funcionário ’fulano’ quem deveria ter guardado da forma certa”);
• perda de dinheiro, pelas horas (do consultor ou dos seus funcionários) gastas na procura pelo documento e pela matéria prima gasta (impressão, encadernação, formatação, etc);
• perda de confiança do seu cliente para com sua empresa de consultoria e para com seus processos, o que é muito difícil de reaver…

Se você já viveu isso antes, teve aquele sentimento ruim novamente… Se você ainda não viveu isso, deve até ser sentido um “arrepio na espinha”... 

Agora, guarde esse sentimento ruim e use-o para te ajudar a mudar seus processos de gestão de documentos, caso você esteja dentre aqueles que não tem um bem definido.

Agora, e quem tem bons processos de Gestão de Documentos definidos e eficientes?

Ah, esse povo tem a tranquilidade no olhar… Esses consultores passam por situações assim:

• “Claro que sei onde está aquela sua AET… Fizemos ela em 2016, certo!? Vou te encaminhá-la até a tarde.”
• “Não se preocupe, temos esse relatório armazenado aqui e te encaminho por email daqui a pouco”
• “Sim, sem dificuldades, te envio a cópia daquele documento hoje a tarde, sem falta”

Olha que sonho!! Todos deveriam ser assim…

A importância da Gestão de Documentos em Ergonomia

Apesar de ser assunto novo para muitos Ergonomista, a gestão de documentos é algo sério e antigo, por exemplo estando dentro do Sistema de Gestão de Qualidade, indicado pela International Organization for Standardization nº 9001 (ISO 9001).

Para quem não conhece, a ISO 9001 é um documento que contém um conjunto de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para empresas. Ela estabelece requisitos que ajudam essas empresas a melhorar seus processos internos, a capacitação aos colaboradores, o monitoramento do ambiente de trabalho, a verificação da satisfação dos clientes, colaboradores e fornecedores, dentro de um processo contínuo de melhoria do sistema de gestão da qualidade.

Um dos documentos mais importantes dessa ISO é o procedimento para “controle de informação documentada“. Ela indica que a empresa tenha procedimentos e que esses sejam elaborados seguindo a mesma sistemática de documentação, em toda a empresa.

Se você, ergonomista, vai trabalhar em uma grande empresa, deve necessariamente seguir esses conceitos!

Este procedimento define metodologias de elaboração, aprovação, identificação, distribuição, fácil identificação e guarda dos documentos.
 
São esses padrões que garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados dentro de condições controladas, evitando que sejam usados documentos obsoletos ou não-válidos. É aquela situação: qual modelo de AET vou usar aqui? Qual modelo de relatório de melhoria é o último? Qual a versão daquela ferramenta ergonômica vou usar?
 
Para facilitar sua vida, vamos citar alguns dos principais termos e definições dessa ISO, o que vai te ajudar a entender melhor a Gestão de Documentos:

• Manuais: são documentos que mostram a metodologia que vai ser usada para alguma coisa e os parâmetros que devem ser seguidos.
• Documentos: são compostos por procedimentos e instruções de trabalho.
  
  • Documentos internos - são documentos gerados e fornecidos pela organização, os quais ela pode alterar.
  • Documentos externos – são documentos gerados e fornecidos por elementos externos à organização e sobre os quais a empresa geralmente não tem autonomia para alterar. Como por exemplo:  um certificado de treinamento ergonômico, uma norma internacional, etc..
• Documentação: conjunto de documentos, que pode ou não conter registros, especificações, procedimentos, instruções de trabalho.
• Formulários: esqueletos para preenchimento para coleta de dados.
• Código de registro do documento: é um código (podendo ser composto por números e letras) que identifica aquele modelo de documento. Exemplo: você normalmente tem um número de registro para seu modelo de AET para posto administrativo e outro modelo para posto operacional, por exemplo.
• Lista mestra de documentos: relação que identifica todos os documentos. Na planilha que vamos fornecer no final do documento, uma das abas é essa lista mestra de modelos.
• Cópia controlada: cópia com a revisão mais atualizada.
• Cópia não controlada: cópia com revisão mais atualizada no momento de sua emissão. Por exemplo: quando um diretor pede um documento para levar pra fora da instituição e você não pode responder pelo controle daquele documento.
• Cópia obsoleta: cópia com revisão desatualizada, que deve ser disposta de alguma forma.
• Data de validade: data de validade do documento e a partir dessa, ele deve ser revisado.
• Data de revisão: a data da última revisão daquele documento
• Número de protocolo: número sequencial que registra a emissão de cada versão daquele modelo. Muitos confundem com o número de registro, mas são coisas diferentes. Exemplo: você tem um modelo de AEP (nº registro SER0012) que usa como modelo para todo serviço de Avaliação Preliminar que presta nas empresas. Você foi contratado para prestar consultoria em duas empresas, A e B. Na empresa A, você entregou o resultado da AEP em um documento que registrou com o protocolo 20220345. No dia seguinte, você entregou o resultado da AEP da empresa B, com o nº de protocolo 20220346. Lembrando que ambos foram feitos a partir do mesmo modelo (nº registro SER0012), porém emitidos com números de protocolos diferentes.

O que dizem as Normas Regulamentadoras sobre o tema?

Tanto a NR 01, quanto a NR 17 falam sobre o armazenamento dos documentos em alguns pontos

1.5.7.3.3 O inventário de riscos ocupacionais deve ser mantido atualizado.
1.5.7.3.3.1 O histórico das atualizações deve ser mantido por um período mínimo de 20 (vinte) anos ou pelo período estabelecido em normatização específica

1.7.6 É permitido o aproveitamento de conteúdos de treinamentos ministrados na mesma organização desde que:
b) o conteúdo do treinamento anterior tenha sido ministrado no prazo inferior ao estabelecido em NR ou há menos de 2 (dois) anos, quando não estabelecida esta periodicidade; e

17.3.7 O relatório da AET, quando realizada, deve ficar à disposição na organização pelo prazo de vinte anos.

Esses itens já começam a demonstrar para você que dentro da Ergonomia, há uma grande necessidade de gestão de documentos, só que esse é um assunto pouco falado no meio.

Os principais motivos de se ter uma boa gestão de documentos são:

1. Aumentar a eficiência da consultoria
2. Aumentar a confiança da empresa no consultor
3. Reduzir os prejuízos financeiros que a empresa, sua cliente, pode vir a ter, por exemplo, por não achar aquele treinamento do trabalhador que está processando a empresa, 3 anos depois de você ter saído da empresa;
4. Cumprir exigências formais (por exemplo, pelas ISOs 9001 de Qualidade e a 45001 de Gestão de SST) ou informais dos seus clientes;dentre outros motivos.
5. Cumprir as exigências das Normas Regulamentadoras 01 e 17

Esse assunto é tão sério que existe a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos) e você provavelmente não sabia… Segundo uma pesquisa realizada por essa associação, o profissional brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes.

Começando com a Gestão de Documentos do ZERO

Como nós falamos, a ISO 9001 tem um tópico exclusivo para Gestão de Documentos e ela afirma que os documentos devem ser “legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis, para atender às necessidades das organizações, as quais devem utilizar uma sistemática de gerenciamento de documentos”.

Algumas empresas utilizam softwares que gerenciam estes documentos, outras utilizam planilhas em excel, mas a forma que for usada deve garantir que os documentos emitidos e recebidos estejam atendendo a um sistema de gestão eficiente e bem pensado para a realidade da sua empresa.

O que nós estamos fazendo nesse artigo é te apresentando o assunto e simplificando-o para você conseguir aplicar no seu trabalho como Consultor. Aqui vamos te dar dicas para usar esse sistema dentro da realidade da Consultoria em Ergonomia, de forma menos burocrática e mais eficiente possível…

O ifacilita Software de Ergonomia, possui um sistema de gestão de documentos integrado como funcionalidade e essa gestão fica ainda mais simples.

Mas para quem ainda não é cliente ifacilita, vamos te dar dicas muito importantes e que devem ser seguidas por você!

Para você que não tem um sistema de gestão de documentos, o PRIMEIRO PASSO É CRIAR UMA LISTA DE DOCUMENTOS que você utiliza no seu dia a dia de trabalho, como Consultor. Relacione todos os documentos que você utiliza, tanto nos processos internos (administrativos, financeiros, etc.), quanto na consultoria em si.

Sugerimos que nesse momento você não faça nenhuma atualização neles, colocando eles aqui da forma como estão hoje. Essa atualização será feita mais a diante. 

Adicione nesta lista seu modelo de apresentação do seu trabalho e de sua empresa (Pitch), formulário de coleta de informações para orçamento, proposta orçamentária, modelos de contratos, apresentação de sensibilização (apresentando seu trabalho para os funcionários), panfletos de apresentação, formulários de coletas para AEP ou AET, ferramentas ergonômicas, modelos de AEP, AET e plano de ação, matrizes de riscos ergonômicos, relatórios mensais, etc.

Para te ajudar a lembrar, caso você ainda não tenha baixado, temos um infográfico com vários desses documentos. CLIQUE AQUI para acessar o artigo e baixar 

Agora, com essa lista de documentos feita, o SEGUNDO PASSO É SEPARAR OS MODELOS POR “DEPARTAMENTOS”, para que fique mais fácil de trabalhar com eles. Sugerimos alguns departamentos abaixo, mas você deve definir segundo sua realidade:

• Administrativos: coloque aqui os documentos que tenham relação com a parte administrativa da empresa, tais como planejamento estratégico, Plano de Negócios, Procedimentos e etc.
• Pessoal: aqui coloque os documentos que tenham relação com o trato com os funcionários ou prestadores de serviços da sua empresa, tais como folha de pagamento, relatório de pagamento aos profissionais, contagem de hora de consultoria, cronograma de serviço dos profissionais, etc.
• Financeiros: aqui devem estar os documentos relacionados com a parte financeira da sua empresa, como fluxo de caixa, demonstrativos financeiros, comprovantes de pagamentos, recibos, etc.
• Recursos Materiais: esse departamento engloba os documentos relacionados com o controle dos recursos materiais usados na empresa, tais como a lista de equipamentos, os certificados de calibração dos equipamentos, etc.
• Serviços: aqui você deve colocar os documentos relacionados com os serviços que você presta, desde os formulários de coleta de informações, modelos entregues às empresas, etc.

O TERCEIRO PASSO É VOCÊ DEFINIR COMO IRÁ REGISTRAR OS DOCUMENTOS, OU SEJA, COMO VOCÊ IRÁ DAR O NÚMERO PARA ELES E NOMEÁ-LOS. Pense numa lógica que fique fácil para você identificar de qual departamento é esse documento e como será mais fácil de encontrar tal documento modelo, no caso de você precisar procurar… Mais uma vez, vamos te dar algumas dicas, mas você deve adaptar a sua realidade de trabalho.

Sugerimos que você comece o código de registro pela sigla do departamento que ele pertence. Por exemplo, documentos do departamento Administrativo, começam com a sigla ADM. Os documentos do financeiro, começam com FIN e os de serviços, com a sigla SER. Exemplos: ADM0012 (Calendário Comercial 2022) ou SER0122 (Modelo de coleta para Checklist de Couto para Posto informatizado - Versão 2014).

Agora você pode partir para o QUARTO PASSO, O QUAL CONSISTE EM VOCÊ DEFINIR ALGUMAS CARACTERÍSTICAS PARA CADA DOCUMENTO, tais como:

• Código de Registro do Documento
• Tipo
• Nome do documento
• Objetivo do documento
• Versão da Revisão
• Data da última revisão
• Data de validade
• Departamento

No QUINTO PASSO VOCÊ IRÁ DEFINIR OS LOCAIS DE ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS E VIRTUAIS. Defina onde serão os locais que você vai guardar os documentos pois, lembre-se, existe indicação de que fiquem bem armazenados por muitos anos!

Se você utiliza armários para guardar, identifique os armários (Ex.: Armário Cinza ou Armário de Metal ou Armário 1, 2, 3, etc.), pois você utilizará isso depois na indicação de para onde vão cada documento posteriormente arquivado.

Pronto, agora podemos ir para o SEXTO PASSO: BAIXAR E PREENCHER NOSSA PLANILHA DE DOCUMENTOS.

Nossa sugestão é que você utilize nossa planilha no formato do Google Planilhas (e não baixando para o Excel), por causa dos inúmeros recursos que a planilha do Google possui. Porém, caso você não queira, pode baixá-la para o Excel.

Antes de clicar na imagem para baixar, veja como fazer para:

COPIAR PARA SEU GOOGLE DRIVE

BAIXAR PARA O EXCEL

Agora baixe a planilha da forma que achar melhor, clicando na imagem abaixo:

Leia atentamente a aba 1 da nossa planilha: Orientações de Uso. Em caso de dúvidas no uso, entre em contato com o nosso setor de suporte, CLICANDO AQUI. 

Ergonomista, uma sugestão: só vá para o segundo artigo caso tenha terminado os passos indicados neste primeiro artigo. Se já terminou, VÁ PARA O SEGUNDO ARTIGO e boa leitura!

Deixe aqui um comentário sobre o que achou desse nosso conteúdo e contando se você conseguiu terminar os passos do primeiro artigo.

Até o segundo artigo!